Všeobecné informácie o ochrane osobných údajov
Fahlenhain prevádzkuje web xhaven.club a pristupuje k spracovaniu osobných údajov s ohľadom na transparentnosť a efektívnosť. Táto politika vysvetľuje, aké údaje zbierame pri poskytovaní notárnych služieb, prečo to robíme a aké práva majú klienti. Naším cieľom je minimalizovať administratívnu záťaž klienta, poskytovať jasné informácie o spracovaní a zabezpečiť primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu údajov v rozsahu potrebnom pre výkon notárskej činnosti.
Definície používané v tejto politike
Nižšie sú uvedené základné pojmy, ktoré používame v texte politiky ochrany osobných údajov, aby bolo jasné, čo každý pojem znamená v kontexte našich notárskych služieb.
Zhromažďovanie osobných údajov
Zbierame údaje, ktoré sú nevyhnutné pre poskytovanie notárskych služieb, ako aj údaje potrebné na komunikáciu a plnenie zákonných povinností. Zhromažďovanie prebieha priamo od klienta alebo automaticky pri používaní webu.
Údaje poskytnuté priamo používateľom
Pri kontakte s Fahlenhain alebo pri objednávke služby môžete poskytnúť tieto údaje potrebné pre identifikáciu a vybavenie úkonu:
- Meno a priezvisko, prípadne obchodné meno právnickej osoby
- Adresa trvalého alebo sídelného pobytu, kontaktná adresa a e-mail
- Rodné číslo alebo iné identifikačné čísla a dokumenty potrebné pre overenie identity
- Dokumenty a listiny predkladané na overenie alebo zápis do aktov
- Informácie o právnom úkone, účel a súvisiace zmluvy
- Platobné údaje potrebné na vystavenie účtov a úhradu poplatkov
Automaticky zhromažďované údaje
Pri návšteve webu a pri používaní niektorých služieb môžeme zbierať údaje automaticky, ktoré slúžia na zlepšenie funkčnosti a bezpečnosti:
- IP adresa a údaje o prehliadači
- Dátum a čas návštevy stránky a použité odkazy
- Informácie o zariadení a nastaveniach jazyka
- Údaje z cookies a analytických nástrojov
- Záznamy o chybách a udalostiach súvisiacich s funkčnosťou webu
- Agregačné štatistiky používania stránok
Údaje od tretích strán
V niektorých prípadoch môžeme spracovať údaje získané od tretích strán, najmä ak to súvisí s overením identity alebo plnením právnych povinností:
- Údaje od notarizačných alebo štátnych evidencií pri overovaní listín
- Informácie od právnych zástupcov alebo sprostredkovateľov, ak ich klient poverí
- Údaje poskytnuté daňovými alebo účtovnými subjektmi pri fakturácii
Účely spracovania údajov
Spracúvame osobné údaje na nasledujúce účely, vždy v rámci potrebnosti pre výkon notárskych služieb alebo splnenia právnych povinností:
- Identifikácia klienta a overenie totožnosti pri výkone notárskych úkonov
- Príprava, overenie a uchovanie notárskych zápisov a dokumentov
- Komunikácia s klientom ohľadom termínov, požiadaviek a výstupov služby
- Vedenie účtovníctva, vystavovanie faktúr a plnenie daňových povinností
- Zabezpečenie bezpečnosti webu a prevádzky elektronických služieb
- Splnenie právnych povinností vyplývajúcich z legislatívy Slovenskej republiky
- Zlepšovanie kvality služieb na základe spätnej väzby a interných analýz
- Úkony vyplývajúce zo súhlasov, ak sú poskytnuté nad rámec zákonných požiadaviek
Právny základ spracovania údajov
Spracovanie osobných údajov sa vykonáva len ak existuje právny základ, ktorým môže byť zmluva, zákonná povinnosť, oprávnený záujem alebo súhlas klienta tam, kde je to relevantné.
- Plnenie zmluvy: spracovanie nevyhnutné na poskytovanie notárskych služieb klientovi
- Zákonná povinnosť: spracovanie na základe právnych predpisov a archivácie notárskych zápisov
- Oprávnený záujem: bezpečnosť služby, prevencia zneužitia a zlepšovanie procesov
- Súhlas: tam, kde klient poskytne výslovný súhlas nad rámec zákona (napr. marketingové notifikácie)
Práva podľa GDPR
Fahlenhain rešpektuje práva dotknutých osôb podľa všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR) a umožňuje uplatniť príslušné práva popísané nižšie.
- Právo na prístup k osobným údajom a kópiu spracúvaných údajov
- Právo na opravu nepresných alebo neúplných údajov
- Právo na vymazanie údajov, ak neexistuje právny dôvod na ich ďalšie uchovávanie
- Právo na obmedzenie spracovania v prípadoch sporného spracovania
- Právo namietať proti spracovaniu na základe oprávneného záujmu
- Právo podať sťažnosť u dozorného orgánu v prípade domnelého porušenia práv
Zdieľanie údajov s tretími stranami
Fahlenhain môže zdieľať osobné údaje s vybranými tretími stranami výlučne v rozsahu potrebnom na plnenie služieb alebo zákonných povinností. Zdieľanie riadime zmluvami a technickými opatreniami na ochranu údajov.
- Súdne a štátne orgány v prípadoch, kde to vyžadujú právne predpisy
- Externé účtovné a daňové služby pri spracovaní fakturácie
- Poskytovatelia IT služieb a hosting pre prevádzku webu a zálohovanie
- Právni zástupcovia a odborní poradcovia, ak je to potrebné pre konkrétny prípad
- Notárske registre a úrady pri zápise úkonov
- Subjekty oprávnené klientom v písomnom alebo elektronickom súhlase
Medzinárodné prenosy údajov
Údaje môžu byť prenášané mimo EÚ len v prípadoch, kde je to nevyhnutné. V takýchto prípadoch zabezpečíme primerané ochranné opatrenia, ako sú štandardné zmluvné doložky alebo iné schválené mechanizmy.
Pri medzinárodných prevodoch používame právne nástroje schválené EÚ alebo zabezpečujeme prenos len k spracovateľom s primeranými ochrannými opatreniami. Každý taký prenos posudzujeme individuálne a dokumentujeme.
Obdobie uchovávania údajov
Údaje uchovávame len po dobu nevyhnutnú na účely, na ktoré boli zhromaždené, vrátane splnenia zákonných archivných povinností v rámci notárskej činnosti.
Údaje klientov a zmluvné dokumenty uchovávame podľa platných právnych predpisov a interných archivačných pravidiel, obvykle v období vyžadovanom príslušnou legislatívou.
Komunikáciu s klientmi (e-maily a záznamy o konzultáciách) uchovávame po dobu nevyhnutnú pre riešenie danej záležitosti a pre prípadné právne otázky.
Prevádzkové logy a záznamy o prístupe k systémom uchovávame v obmedzenom rozsahu na účely bezpečnosti a odhaľovania zneužitia počas primeranej doby.
Po uplynutí obdobia uchovávania vykonáme bezpečné vymazanie alebo anonymizáciu údajov v súlade s internými postupmi a právnymi požiadavkami.
Bezpečnosť údajov
Fahlenhain prijíma technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov proti neoprávnenému prístupu, strate alebo zneužitiu. Pravidelne aktualizujeme bezpečnostné postupy a overujeme dodržiavanie zásad ochrany dát vnútornými auditmi.
- Šifrovanie prenosu dát cez HTTPS a bezpečné uloženie citlivých dokumentov
- Prístupové kontroly, pravidelné zálohovanie a obmedzenie prístupu na potrebu vedieť
- Interné školenia zamestnancov a dohľad nad spracovateľmi
Práva používateľa a spôsob ich uplatnenia
Používateľ má právo uplatniť voči Fahlenhain svoje práva týkajúce sa spracovania osobných údajov. Žiadosti vybavujeme v zákonných lehotách a s primeranou starostlivosťou.
- Kontaktujte nás pre prístup k údajom, ich opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracovania
- V prípade nesúhlasu so spracovaním môžete podať námietku alebo sťažnosť u príslušného dozorného orgánu
- Právo na vymazanie osobných údajov v rozsahu, v akom to umožňuje zákon a neodporuje oprávneným záujmom Fahlenhain.
- Právo na obmedzenie spracovania údajov v prípadoch spornosti o presnosť alebo zákonnosť spracovania.
- Právo namietať proti spracovaniu údajov na účely priameho marketingu alebo z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie používateľa.
- Právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ak máte pocit, že spracovanie osobných údajov nebolo vykonané v súlade s právnymi predpismi.
- Právo získať kópiu spracovaných osobných údajov vo strojovo čitateľnom formáte, ak je to technicky možné a primerané.
- Právo požiadať o prenositeľnosť údajov v prípade, že spracovanie je založené na súhlase alebo zmluve a vykonáva sa automatizovanými prostriedkami.
Ako uplatniť svoje práva
Žiadosť o prístup, opravu, obmedzenie, výmaz alebo prenos údajov môžete poslať písomne na našu adresu alebo e-mailom na [email protected]. Uvádzajte dostatočné informácie na identifikáciu účtu a predmet žiadosti. Na overenie vašej identity si môžeme vyžiadať doplňujúce informácie, aby sme predišli neoprávnenému prístupu k osobným údajom.
Fahlenhain sa snaží spracovať žiadosti o práva subjektov údajov primerane a bez zbytočného odkladu; štandardná doba odpovede je do 30 dní od prijatia kompletnej žiadosti. V zložitých prípadoch alebo pri vysokom počte žiadostí môžeme túto lehotu predĺžiť s upozornením žiadateľa.
Marketingové komunikácie
Súhlas so zasielaním marketingových informácií využívame výlučne na zasielanie ponúk služieb notárskej kancelárie Fahlenhain, aktualizácií služieb a užitočných informácií týkajúcich sa právnych úkonov. Marketingové správy zasielame podľa preferencií používateľa e-mailom alebo SMS iba v prípade, že s tým používateľ súhlasí alebo je to dovolené zákonom.
Ak si prajete odhlásiť marketingové správy, využite odkaz na odhlásenie v každom marketingovom e-maile alebo pošlite požiadavku na [email protected]. Spracovanie odhlásenia spravidla trvá niekoľko dní.
Ochrana údajov detí
Služby Fahlenhain nie sú určené deťom mladším ako 15 rokov bez súhlasu zákonného zástupcu. Ak získame informácie, že sme neúmyselne spracovali osobné údaje dieťaťa bez súhlasu zákonného zástupcu, prijmeme primerané kroky na ich vymazanie.
Odkazy na tretie strany
Na našich stránkach môžu byť odkazy na externé weby alebo služby tretích strán. Fahlenhain nenesie zodpovednosť za obsah ani ochranu osobných údajov na týchto stránkach. Pred zdieľaním údajov s externými poskytovateľmi odporúčame prečítať si ich zásady ochrany osobných údajov.
Zmeny v zásadách ochrany osobných údajov
Zásady ochrany osobných údajov môžeme občas upraviť. Všetky zmeny budú zverejnené na stránke xhaven.club s uvedením dátumu účinnosti. Pri zásadných zmenách, ktoré ovplyvnia spôsob spracovania vašich údajov, vás budeme informovať priamo, ak to bude možné.